Hinweise zur Verarbeitung
1. Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Kommunikation
a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei der Kommunikation mit uns erfassen wir Daten um Ihre Anfrage zuweisen sowie bearbeiten zu können. Hierbei erfassen wir ausschließlich
die zur Beantwortung Ihrer Anfrage notwendigen personenbezogenen Daten:
· Name
· Telefonnummer
· E-Mail-Adresse
· Ihre Anfrage
Die Angabe von weiteren personenbezogenen Daten wie z.B. Telefonnummer, Adresse, etc. sind freiwillig und werden zum Zweck der
einfacheren Kontaktaufnahme verwendet. Es sind keine negativen Konsequenzen mit der Nichtbereitstellung dieser Daten verbunden. Allerdings kann die
Nichtbereitstellung dazu führen, dass z.B. die nachfolgende Kommunikation erschwert bzw. verzögert wird.
Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail
übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.
b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Bei der Kontaktaufnahme werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung
gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.
c) Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient uns ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, vorvertragliche- und vertragliche
Kommunikation. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.
d) Dauer der Speicherung/ Kriterien zur Festlegung der Speicherdauer
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.
Erfolgt die Kontaktanfrage im Zusammenhang mit einem Vertragsabschluss, erfolgt ggf. eine längere Speicherung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
soweit dies zur Vertragsabwicklung und der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
2. Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei dem Einsatz von Videokonferenztools
a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei der Kommunikation über sog. Videokonferenztools (bei uns Edudip, Zoho Meeting oder Microsoft Teams) mit uns erfassen wir Daten
um die Videokonferenz abhalten zu können. Hierbei erfassen wir ausschließlich die dafür notwendigen personenbezogenen Daten:
· Angaben zum Benutzer
· Organisationsname
· Name
· E-Mail-Adresse
· Meeting-Metadaten
· Telefonnummer (optional)
· Text-, Audio- und Videodaten (optional)
Die Angabe von weiteren personenbezogenen Daten wie z.B. Telefonnummer, Adresse, etc. sind freiwillig und werden ausschließlich zum
Zweck der einfacheren Kontaktaufnahme verwendet. Es sind keine negativen Konsequenzen mit der Nichtbereitstellung dieser Daten verbunden.
b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Bei der Kommunikation werden die Angaben des Nutzers zur Durchführung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1
lit. f) DSGVO verarbeitet.
Sofern diese Kommunikation vertragliche- oder vorvertragliche Maßnahmen betrifft, trifft hierfür die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zu.
c) Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient uns ausschließlich zur Durchführung der Videokonferenz, vorvertragliche- und
vertragliche Kommunikation.
d) Dauer der Speicherung/ Kriterien zur Festlegung der Speicherdauer
Die Daten werden von uns gelöscht, sobald diese für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind.
Für die personenbezogenen Daten, die dabei möglicherweise an den Anbieter übersandt werden, ist dies je nach Konfiguration der Fall. Die Speicherdauer der Metadaten ist ausschließlich auf das jeweilige Minimum (zwischen 14 und 60 Tagen) nach der Kommunikation gesetzt.
Stand: 09.11.2020